Bergen Agility Klubb

Klubben hadde ikke ett problem, den hadde fem systemer. Medlemslista lå hos NKK, treningstidene i Teamup, kursene i et skjema, dugnaden i et regneark og stevneresultatene i arrangørsystemet. Ingen av dem visste om hverandre, så det samme navnet måtte skrives inn på nytt hver gang det dukket opp et sted.

Den gamle WordPress-siden var i tillegg treg, og adressen pekte på en underside etter en tidligere flytting. Folk som hadde bokmerket klubben, havnet et sted som ikke fantes lenger.

Før vi skrev en linje kode, gikk vi gjennom hele driften. Hvordan et kurs blir til, hvem som må gjøre hva når noen melder seg på, hva som skjer fra en treningstid settes opp til hunden står på banen, hvordan dugnadsvaktene fordeles, og hvem som sitter igjen med etterarbeidet.

Det gjorde vi sammen med hele styret. De sitter på en faglig kompetanse om agility og klubbdrift som ingen leverandør kan lese seg til, og de satte av mye tid til å forklare hvordan klubben jobber i dag, helt ned i detaljene som bare de kjenner. Det er den innsikten som gjør forskjellen på et system bygget for klubben og en generisk løsning klubben må tilpasse seg.

Den kartleggingen avgjorde hva som var verdt å bygge. Hvert steg der noen måtte kopiere et navn, hente en liste eller purre på en beskjed, er et steg systemet kan ta i stedet.

Målet var aldri en penere nettside. Målet var å fjerne arbeidet som ikke handler om hund, slik at styret, instruktørene og medlemmene får tilbake tiden til det de faktisk er i klubben for, nemlig å trene hund.

Takk til styret for timene de la ned i dette. Uten den tiden hadde det blitt en ny nettside, og ikke et system klubben faktisk kan drive fra.

Én løsning der medlemskapet er utgangspunktet. Kontoen din finnes fordi du er medlem, den hentes fra NKK hver natt, og alt annet henger på den: hvilke hunder du fører, hvilke kurs du går, når du har booket banen, og hvilke vakter du har sagt ja til.

Vi hentet inn resultatene til hver enkelt hund i klubben. Startlister, resultater og klasser leses rett fra arrangørsystemet, så medlemmene slipper å lete etter hvordan det gikk, og hundesidene vet selv hvilken klasse hunden går i og hvor mange napp som gjenstår til neste opprykk.

234 medlemmer ble flyttet uten at noen måtte registrere seg. Kontoene ble opprettet fra NKKs medlemsliste, og hver enkelt fikk en e-post med sin egen lenke rett til «velg passord». Ikke en lenke til et skjema der man først må be om en lenke.

Utsendingen gikk klokka 19 en mandag. 26 hadde logget inn før kvelden var omme, 43 dagen etter. To døgn senere hadde 86 av 225 aktive medlemmer tatt kontoen i bruk, og 36 av dem hadde installert appen.

Gamle adresser fra WordPress-tiden ble ikke forlatt. De som fortsatt ligger i bokmerker og i Google, sendes videre til riktig side. Ikke til forsiden, som ville bedt folk lete på nytt etter noe de allerede hadde funnet.

Dugnadslistene til stevnene lå i et Google-regneark. De ligger nå i systemet, med vakter medlemmene melder seg på selv, og med en utskrift i A4 liggende, én dag per ark, der ledige plasser er linjer å skrive på. En vaktliste på veggen er like mye et skjema som en oversikt.

Slike ting er ikke pynt. Spørsmålet «hvor bor vi?» kom uansett, som regel i en Facebook-tråd noen måtte lete seg tilbake til. Nå står svaret der reisen planlegges.

Styret vedlikeholder ett sted i stedet for fem. Medlemslista holder seg selv i takt med NKK, stevnene og resultatene kommer inn av seg selv, og kalenderen er klubbens egen. Kursene fyller seg med venteliste uten at noen fører den for hånd.

Og medlemmene fikk noe de ikke hadde: en app på telefonen som sier fra når treningen flyttes, viser hundens resultater og klasse, og lar dem booke banen fra bilen.

Fy søren, Erik er rask og effektiv! Liker godt de nye mulighetene i bookingen. Denne blir jo nå allerede bygget til å fungere for en fremtidig hall.